千葉県のマンション管理士 吉田総合事務所では、管理組合の立場に立ち、運営上の様々な問題やお困りごとの解決をお手伝いさせていただきます。

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管理規約の改正(見直し)

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管理規約とは?

マンションには年齢や家族構成、考え方や価値観などが異なる様々な人が一つの建物で生活しています。

そのため、マンションでは管理や使用に関し、全員が守るべきルールとして「管理規約」や使用細則などが定められており、区分所有者はもちろん、賃借人を含む全ての居住者はこれらのルールを守って生活することが求められます。

管理規約」とは、管理組合の運営の基本となルールです。マンションにおいて、建物を適切に維持管理し、区分所有者が快適な居住環境を確保できるようにするためには、管理組合の運営の仕方や区分所有者が負担すべき費用、守るべきルールなどをあらかじめ決めておくことが必要です。

すべてのマンションの基本となるものが区分所有法であり、これをベースとして、それぞれのマンションで、独自にルールを決めることができます。

そのルールの中で基本かつ中心になるマンションの最高規範が、「管理規約」です。

「管理規約」、「標準管理規約」

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管理規約は、それぞれのマンションで独自に決めることになりますが、何でも自由に決められるということではありません。

区分所有法の強行規定に反する規約は無効になります。また、管理規約の改正には特別多数決議( 区分所有者数および議決権数の各4分の3以上 )が必要とされます。

ルールの内容に応じて、何を管理規約として定めるかは、国土交通省から示されている「マンション標準管理規約」を参考に、管理規約の内容を検討・見直すことがよいと言えます。

「管理規約」の効力の及ぶ範囲

管理規約は、「建物又はその敷地若しくは附属施設の管理又は使用に関する区分所有者間の事項について定めるも」であるため(区分所有法30条1項)、原則として、規約の設定又は変更をした区分所有者全員及びその包括承継人(相続人等)、それらの特定承継人に対してのみ効力が及びます。

したがって、これらの区分所有者等以外の者に規約の効力が及ぶような定めをしても、その者に対して規約の効力が及ぶことはありません。

ただし、占有者(賃借人等)に対しては、管理規約中の建物又はその敷地若しくは附属施設の使用方法につき、その効力が及びます(区分所有法46条)  各種使用・運用方法については、使用又は運用細則、規定にて管理規約とは別に定めることになります。

「管理規約」の見直しが、なぜ必要なのか?

「管理規約」は上述のとおり、本来はマンションの居住者が守るべき規則ですが、次の理由により改正する必要があります

  1. 分譲当時のままの「原始管理規約」のままであったり、現行の管理規約のままでは、時代と共に生活様式が変化してマンション内で快適な生活が送れなくなって来ている
  2. 形ばかりの「管理規約」となっていたり、あいまいな規定でトラブル、混乱があり管理組合運営に支障が出て来ている
  3. マンション法(区分所有法など)の改正」、「標準管理規約の改正」があり現行の「管理規約」のままでは後々にトラブルに発展する可能性がある 等々。

「マンション法」「標準管理規約」の改正整備の歴史と経緯 

マンション法の整備の歴史

区分所有法の制定(昭和37年4月)

建物の一部を対象とする所有権の成立

区分所有法の改正(昭和58年5月)
  1. 区分所有建物の管理の充実(法人化、管理者、集会の権限強化、義務違反者に対する処置、団地の規定)
  2. 敷地利用権と登記の合理化(専有部分と敷地利用権の一体化と不動産登記手続きの整備)
  •  被災区分所有建物の再建等に関する特別措置法(平成7年3月)
  • マンション管理適正化法の制定(平成12年12月}
  • マンションの建替えの円滑化等に関する法律の制定(平成14年6月)
区分所有法の改正(平成14年12月)
  1. 団地の一括建替えの新設
  2. 建替え決議(老朽化し、過分の費用を要する→いつでも4/5のみの要件)
  3. 共用部分の変更及び大規模修繕工事の賛成数(3/4 以上から 過半数以上へ)
  4. 管理組合の法人化(区分所有者数の30人以上の廃止)
  5. 理事長に共用部分等の損害賠償金の請求・受領の代理権を認め、訴訟の当事者適格も認めた
  6. 規約・議事録・集会決議等に電磁的方式の導入

標準管理規約の整備の歴史

「中高層共同住宅標準管理規約」として、国土交通省から管理の「指針」として通達でる(昭和57年5月)
中高層共同住宅標準管理規約の改正(平成9年2月)
  1. 長期修繕計画作成の管理規約上の位置付け
  2. 区分所有者間の公平性を確保するための新たな規定を設ける等の見直し
  3. 単棟型、団地型、複合用途型の標準管理規約の作成
中高層共同住宅標準管理規約の改正(平成16年1月)
  1. 「中高層共同住宅標準管理規約」から「マンション標準管理規約」への名称を変更
  2. 位置付けの変更(「指針」から個々の実態に応じて管理規約を制定、変更する際の「参考」とされた
  3. マンション管理における専門的知識を有する者の活用に関する規定
    →管理組合は、マンション管理士等に対し、管理組合の運営その他マンション管理に関し、相談したり、助言、指導その他の援助を求めたりすることができることとし、そのための費用を管理費の支出項目として規定
  4. 建替に関する規定
    →建替えの合意形成のための調査、建替計画を管理組合の業務とし、その費用を修繕積立金からできるとした
  5. 決議要件や電子化に関する規定
    →共用部分の変更ン際して、普通決議で実施可能な範囲を「その形状又は                効用の著しい変更を伴わないもの」と規定した
    →電磁的記録による議事録作成や電磁的方法による決議等についての規定整理
  6.  管理組合の新しい業務
    → 修繕等の履歴情報の整理及び管理等が管理組合の業務と規定
    → 日常的なトラブルの未然防止や大規模修繕工事等の円滑な実施を図るため地域コミュニティーにも配慮した居住者間のコミュニティ形成が、管理組合の業務として規定された
  7. 未納管理費の請求等
    → 滞納問題が適時適切に対応できるように、未納の管理費等の請求に関しては、理事会決議により理事長が管理組合を代表して、訴訟その他法的措置を追行することができるとした
  8. 環境問題、防犯問題への対応
    → 窓ガラス等の開口部に関する工事であって、防犯、防音又は断熱等の住宅の性能の向上等に資するものについては、管理組合がその責任と負担において計画修繕として実施するものとし、管理組合が速やかに工事を実施できない場合には区分所有者の責任と負担で実施することについて細則を定める旨を規定した
マンション標準管理規約の改正(平成23年7月) 
  1. 役員の資格要件の緩和(現住要件の撤廃)
    →役員のなり手不足等の実態を踏まえ「理事又は監事は、組合員の中から総会で選任する」とし、現に居住する組合員の条件を撤廃した。
  2. 理事会権限の明確化等
    →理事会による機動的な組合運営が可能となるよう、理事会の決議事項の明確化、新年度予算成立までの経常的支出を理事会承認で可能とした。
  3. 議決権行使書、委任状の取扱の整理
    →組合員の意思を総会に直接反映させる観点から、議決権行使書による意思表示が望ましいとした(但し、議案の内容があらかじめ明示が必要)
    →委任状で誰を代理人にするかを主体的に決定すること、代理人の範囲に付いても利害関係が一致する者に限定することが望ましいとした。
  4. 財産の分別管理等に関する整理
  5. 長期修繕計画等の書類等の保管等に関する整理
  6. 共用部分の範囲に関する用語の整理
  7. 標準管理規約の位置づけの整理
    →マンションの規模、居住形態等各マンションの個別の事情を考慮して合理的に標準管理規約を修正し活用することが望ましいとした。
マンション標準管理規約の改正(平成28年3月)<最新の改正>
  1. 外部の専門家の活用 →理事長を含む理事及び監事について、これまで区分所有者に限定していたものを、選択肢として「外部の専門家」も就任ができるとしたもの。
  2. 駐車場の使用方法 →公平な選定方法、外部貸しに係る税務上の注意事項等。
  3. 専有部分等の修繕等 →専有部分等の修繕の理事会の承認が必要、不必要なもの(別表)
  4. 暴力団等の排除規定 →暴力団の構成員に部屋を貸さない、役員になれないとする条項を整備したもの。
  5. 災害等の場合の管理組合の意思決定 →緊急時における補修などの保存行為は理事長が単独で判断し、緊急時の応急修繕は理事会で決定することができるとしたもの。
  6. 災害時の理事等の立入り →災害等での緊急避難措置として、理事長が専有部分に立ち入ることができることとしたもの。
  7. コミュニティ条項等の再整理 →防災・防犯、美化・清掃などのコミュニティ活動は可能であることを明確にし、判例も踏まえた条項として各業務を再整理したもの。     ※「マンションの管理の適正化に関する指針」では、基本的方向に新たに、コミュニティ形成の重要性を位置付け「管理組合が留意すべき基本的事項」に管理費とその他の費用の適切な峻別の留意点を記載している。
  8. 議決権割合 →新築物件における選択肢として、総会の議決権について、住戸の価値割合に連動した設定も考えられるとした。
  9. 理事会の代理出席 →理事会への理事の代理出席について、あらかじめ代理する者を定めておく、議決権行使書による表決を認める等が望ましいとし、理事会の議決有効性を巡るトラブルを防止することにしたもの。
  10. 管理費等の滞納に対する措置 →管理組合が滞納者に対して取りうる各種措置について、段階的にまとめたフローチャート等を提示。
  11. マンションの管理状況などの情報開示 →大規模修繕工事の実施状況や予定、修繕積立金の積み立て等の情報を開示する場合の条項を整備したもの。
  12. その他所要の改正 →建替え円滑化法の一部改正を反映。

規約改正を検討したい条項

1)役員の成り手不足の解消のための事項
  1.  役員の資格要件の緩和(役員要資格の範囲拡大、ただし一定数以上は現に居住する区分所有者とする)
    ・現に居住する区分所有者→不在区分所有者を加える
    ・現に居住する区分所有者の「配偶者」または「成年者である一親等の親族」を加える
  2. 役員の定数を必要最小限にする
  3. 役員任期の延長(2年任期、半数交代)
  4. 役員報酬月額の設定
2)管理組合の継続性や、継続審議事項を考慮した事項
  1. 役員の任期は2年とし、その半数を、1年おきに改選する
  2. 理事長は翌年度の監事に、副理事長は理事長に就任する
3)役員の引継ぎを考慮した事項
  1. 上記の2.と同じ
  2. 次期役員候補は、新年度の〇〇ヶ月前から理事会に参加するものとする
4)機動性のある予算執行、予算承認前の予算執行を認めるための事項
  1. 理事長は理事会の決議を経て、総会の予算成立の日まで前年度の予算に準じて執行することができます
  2. 緊急的な支出を要する場合は、理事会の決議を経て「予備費」からの支出をすることができます
5)滞納対策のための事項
  1. 遅延損害金、違約金等の規定 (滞納予防効果)
  2. 弁護士費用等の規定(不法行為以外では一般的には認められていないが規約で明記し裁判対策をする)
  3. 合意管轄裁判所の規定(管轄裁判所を対象物件所在地の裁判所とする)
6)共用部、専用部の範囲も明示のための事項(配管、配線に関する共用部の       範囲を明示<明確>にする)
  1. 「本管から各住戸メーターを含む部分」を共用部分とする
  2. 雑排水管および汚水管については、「配管継手及び立て管」を共用部分する

管理規約改正のプロセス(理事会決議後の)

規約改正の流れをご説明いたします。

管理規約の改正についての総会決議を採る

検討委員を募集する(4~5名)

検討委員会を設置

歴史、慣習、実態を洗い出す

現在の規約内容をチェックする

アンケートなどによる意見収集、法改正のチェック

改正原案を作成する

標準管理規約活用、特別の影響がある区分所有者等に事前説明

改正原案と現行規約との対比表の作成

改訂の要点等のコメントを記載

説明会を開催する

管理組合ニュース等でも広報しておく

理事会で改正案を審議し決議する

現行規約と改正案との対比表の作成

総会での規約改正案の決議をする

特別決議事項

規約原本の作成・保管(議事録と一緒に)
 マンションの見やすい場所に保管場所の掲示

規約原本への記名・押印、改正規約の配布

活きた管理規約を作るために!

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管理規約の変更は、理事会や専門委員会で検討して行くことが多いですが、改正した管理規約を組合員に浸透していくためには、あらかじめアンケートを取って意見を聴取したり、説明会等を通じて「管理規約」をより多くの組合員や居住者に理解してもらうことが重要です。

また、規約改正の検討には国土交通省が作成した“標準管理規約”を参考に全体的な見直しをすることをお勧めします。

全体の規約改正には1年〜2年程度かかり、また専門的知識も必要になり、検討委員会のメンバーに、多くの規約改正の経験を持った専門的知識を持った「マンション管理士」を加えることは、より良いマンション規約を作り組合員、居住者に定着させる近道と言えます。

細則・規程を作成、改正する!

管理規約は法的要素であり、改正するには区分所有法やマンション管理適正化法、建替え円滑化法などにも留意して改正する必要があります。

これに対し、各種の使用細則・規程は共用施設(駐車場、駐輪場、集会室など)の利用方法や規則を具体的に定めるものです。

具体的に定めるためには、アンケートなどによって居住者の意見を広く聴取する必要があります。また、各種細則・規程を作成、改正するために委員会を設置して、広く居住者(主婦、賃借人等)にも参加してもらうことでより使いやすくトラブルが少なくなると言えます。


改正するための手順は、管理規約を改正する場合の手順とほぼ同じです。管理規約の制定、改廃は「特別決議事項」(=3/4以上の賛成)ですが、各種細則・規程は、管理規約に別段の定めがない限り、「普通決議」(=過半数の賛成)となります。

ただし、各種細則・規程を作成する場合には、何かと個人への制約が伴ってくる場合が多いため、十分に配慮しての検討が必要になります。

使用細則・規程の種類

管理組合選挙細則

会計処理細則

理事会運営細則

4 

管理費等滞納の督促、遅延金等の徴収に関する細則

5 

管理組合業務委託細則

6 

諸届出に関する細則(専用部分の修繕等)

7 

駐車場使用細則

8 

駐輪場使用細則 

9 

ペット細則

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代表者ごあいさつ

代表 吉田 富美男

親切・丁寧な対応をモットーとしておりますのでお気軽にご相談ください。

資格
  • マンション管理士
  • ビル経営管理士
  • 管理業務主任者
  • 宅地建物取引士
  • 建築物環境衛生管理
    技術者
  • ファシリティマネジャー
  • 防火管理者(甲種)
  • 証券内部管理者 等々

これからも管理組合の視点から快適なマンションライフ、マンションの資産価値の維持向上のために、管理組合の様々な課題・問題解決に誠心誠意で努めてまいります。

事務所概要

マンション管理士
吉田総合事務所

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代表の吉田です。親切・丁寧な対応をモットーとしておりますのでお気軽にご相談ください。