千葉県のマンション管理士 吉田総合事務所では、管理組合の立場に立ち、運営上の様々な問題やお困りごとの解決をお手伝いさせていただきます。
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区分所有法(第3条)では「区分所有者は、全員で、建物、敷地及び付属施設の管理を行う
ための団体を構成しなければならない」と定めています。
団体とは管理組合をいいます。分譲マンションでは当然に共用部分などの管理をする管理組合があり、全員で管理を行うことは困難なため、役員を選んで理事会で管理の執行をし、大半の管理組合では日常の管理業務は管理会社に委託して行っています。
ここで委託管理会社は新築後の最初の組合総会で規約を定め、管理委託業務を議題にして過半数決議で管理会社を選定して、管理業務を委託するのが本来ですが、実際は販売会社から住宅を購入する時点で、販売会社の住宅譲渡契約書に特定(主に販売会社の系列)の管理会社名の入ったものに購入者が署名・捺印(承認)している現状にあります(=規約案承認販売方式)
言い換えればこれを承認しないと購入ができないのです。(ともあれ、管理会社は管理組合との間で、委託契約書を取り交わしその内容にそって業務をすることになっています)
また、管理会社は、マンション管理適正化法により“国土交通省への“登録”が義務付けされています。
1 | 基幹事務 |
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2 | 基幹事務以外 |
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1 | 管理員業務 |
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2 | 清掃業務 |
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3 | 建物・設備管理業務 |
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多くの管理組合は、上記の全部を管理会社に委託する「全部委託(一括委託)方式」を取っていますが、「一部のみの業務委託方式」や、全ての業務を管理組合自らが行う(自力)管理などの「自主管理方式」もあります。 マンションの資産価値を守るために、よい管理会社を選ぶのも、管理組合(理事会)の重要な役目といえます。
管理会社は、管理組合から委託を受けてマンション管理業務を行う業者です。
したがって、管理会社が適切に業務をしているかどうかについては、委託契約書に何がどう規定しているかかのチェックが重要です。
委託契約書に規定されていることが遂行されていないとすると、契約違反になります。管理会社とのトラブルは契約内容の理解不足から発生していることが往々にしてありますので、管理組合としては委託契約書の内容をよく理解しておくことが大切
です。
管理委託契約については、国土交通省から、「標準管理委託契約書」が発表されています
ので、管理委託の基準として、これにできるだけ準拠していることが望ましいです。
1 | 管理業務内容、実施方法が別表等で具体的に明示されているか? |
---|---|
2 | 管理業務とその委託費が明確化され、管理業務費の内訳が明示されているか? |
3 | 管理事務処理状況、会計処理状況の報告について適宜適切に行うことになっているか? |
4 | 契約が自動更新となっていないか? |
5 | 管理会社に「経営破綻」 「業者登録取消し」などがあったときに契約解除ができるようになっているか? |
6 | 管理組合から契約解除ができるようになっているか? |
7 | 守秘義務の記載があるか? |
管理組合(役員)は、管理組合の大切な建物や施設等の維持や保全を行うという重要な使命を担っています。それはほとんどの場合、管理会社を通じて(委託して)実施しています。
管理会社は管理組合(理事会)の動向を観察しており、管理会社への要求と管理意欲が高い管理組合(理事会)に対しては、熱心(一生懸命)に業務を行うことになります。ところが何年か経過してくると、管理組合は、委託費の割にサービスが悪い、委託費が高いのではないか、または管理事務が適切に行われていない、管理人の勤務態度の問題等に気付いて、相談に持ち込まれることが増えてくるようになります。
まず管理組合(理事会)としては、現行の委託契約書、業務仕様書、業務委託費の中身とサービス内容、レベルをチェックし、他の居住者からもアンケート等で意見を聴取して問題点を把握します。そして管理会社に対して、改善すべき問題の一つ一つを指摘していくことです。
さらに期限を区切って改善策を提出させ、改善策が納得いくのであれば、半年なり1年の一定期間その履行状況をウォッチしていきます。それでもなお契約不履行が続くようであれば、管理組合(理事会)として管理会社の変更に取り組むべき合理的な理由になります。
マンション管理組合における最高意思決定機関は総会ですが、管理組合運営の執行機関となるのが理事会です。
多くのマンションの場合は、役員の輪番制を採用して1年ごとに理事会の構成メンバーが変わりますので、専門的な様々な知識が必要となるマンション管理には、管理会社のサポートを頼りにしているのが、多くの管理組合(理事会)の現状です。
管理会社の業務の1つである「事務管理業務」の中の“理事会支援業務”が、管理組合が管理会社のサービスレベルを見極めるポイントとなると思います。
この中で、上記3.が理事会運営サポートの中核となるもので、管理会社(フロントマン)の力量次第で、実際に管理組合が受けられるサービス内容に大きな差が出てきます。
そのために担当フロントマンの出来不出来の見極めが大きなポイントとなります。マンション管理士を管理組合のコンサルタントとして起用された場合には、担当フロントマンの対応力が高いか、低いかを見極めて管理会社に改善または交替を求めて行きますが、交替してもダメと判断した場合には、“管理会社の変更”を管理組合(理事会)に進言することになります。
1 | 研修施設 | 自前か?、職業訓練施設か? |
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2 | 管理員の初期教育 | |
3 | 管理員の教育研修制度 | |
4 | 管理員の研修マニュアル | |
5 | 管理員への個人情報保護研修 | |
6 | フロント研修 | 頻度、 方法 |
7 | フロントの研修マニュアル | |
8 | 新理事長への指導 | |
9 | 管理員、フロントの理事会への出席 | |
10 | 会計など業務報告(頻度・内容) | 最低月1回は必要 |
11 | 基幹事務の分業 | 特に滞納問題 |
12 | 緊急センタ—設置 | |
13 | 管理費の滞納への対応期間 | |
14 | スタッフの雇用形態 | |
15 | 管理員の採用基準 | |
16 | フロントの雇用形態 | 再雇用、嘱託 |
17 | 管理物件データーの蓄積 | |
18 | 管理業務のノウハウ蓄積と情報の共有化 | |
19 | 建物・設備の維持管理 | 技術力、自前化? |
20 | 長期修繕計画の見通し | 期間は? |
21 | 大規模修繕工事方式 | 設計監理を勧めているか? |
22 | CSアンケートの実施 | |
23 | 大地震、災害時のマニュアル | |
24 | 受託物件の解約(ディスクローズ) | 業務実態がオープンか? |
25 | 専有部に対するサービス | 高齢者向け等 |
(2010.9号週刊ダイヤモンドより抜粋)
マンション管理士に現状の状態、管理状況を相談し、理事会で管理会社変更を検討
(決議)する <組合員へのアンケート調査で不満の調査実施や、専門委員会の設置も>
受託棟数、経営状態、管理業務主任者数、委託仕様書を統一して複数社を選択する
見積書をもとに、応募会社を比較検討する
見積り応募会社から2、3社を選び、組合員も参加できるプレゼン、説明会を開催
する
選定基準表をもとにプレゼン後投票等により、1社を選定し臨時総会に付議する
理事会(選考委員会)の選定理由の説明責任を果たすこと
総会での決議を踏まえ、現行の管理会社に解約通知書を提出(通常3か月前)
管理組合(理事会)の立会いのもとに、引継書等によりチェックする
新管理会社との管理委託契約を締結(含、重要事項説明書)し、業務開始
マンション管理は管理組合が自主的に取組むことが基本ですが、日常の管理の実務は委託方式により管理会社に委託する方が、管理組合(役員)の各種負担は相当に軽減されます。
この場合に、単なる委託費用の安さだけで変更すると、「安かろう
悪かろう」となることが心配されます。
管理会社選定には委託費だけではなく、管理会社のソフト面(管理棟数、経営内容、管理員・フロントの研修、付帯サービス、緊急時の対応力等)を総合的に判断して選定することが
重要です。
また、選定にあたっては、「管理会社変更検討委員会」等の専門委員会を設け、検討委員会のメンバーにマンション管理士等の専門的知識、業界知識を持ったコンサルタントを加えることは結局は、よりよい管理会社を決めていくための近道であると言えます。
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